【アイサイト通信】ドキュメントは「保存」よりも「保管」が大切

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■ご挨拶

朝晩の澄んだ空気と日中の高い空にすっかり秋を感じられるようになりました。さて、今年もプロ野球の頂点を決める日本シリーズが始まります。

広島東洋カープが25年ぶり、北海道日本ハムファイターズは4年ぶりに日本シリーズ進出を果たし、弊社の福山支店がある広島県は、おめでとうセールが開催されるなど、連日大盛り上がりの様子です!どちらが日本一を獲るのか、楽しみですね!皆様はどちらが優勝すると思いますか?

■【関西】設計・製造ソリューション展2016に出展致しました!

10月5日(水)から7日(金)までの3日間、インテックス大阪で行われた「第19回 関西 設計・製造ソリューション展」に出展致しました!

今年は、昨年よりも更に展示スペースを広げての出展でしたが、非常に多くの方に新しい製品やサービスをご覧頂く事が出来ました。

お立ち寄り頂いた皆様には心より御礼申し上げます。今回の「関西」設計・製造ソリューション展へ展示した製品はこちら!

 

 

・新バージョン『D-QUICK7』

・オーサリングツール(EntrySupport)

・一括出図支援ツール(Print Control)

・クラウド情報共有ソリューション

・e-文書法対応オプション

・建物・設備検査ソリューション

・ペーパーレス現場帳票ソリューション

・社内/社外の情報漏えい防止

・手書きノート・メモの情報共有

・大判高速スキャナー/プロッタ

・新旧文書比較

・マネージメントプロファイリング等

■大切なのはドキュメントを正しく『保管』する事

今回の展示会でも、図面や文書等のドキュメントに関する様々な疑問やお悩みをお持ちのお客様にお立ち寄り頂きました。

特に多かった内容は、日々増え続けるドキュメントデータの管理方法です。皆様はどのように管理されていますか?

個人個人が持ってるデータを共有サーバに入れ、「保管」しているつもりが実は「保存」しているだけ、、、になっている場合が多いです。

「保存」する事と「保管」する事には大きな違いがあります。

◇ 保存と保管の定義とは?

「保存」はそのままの状態を保つようにして、とっておく事。

 例:書類を段ボールへ入れて倉庫へ放り入れておく

「保管」は必要な時にすぐ取り出せるように管理しながら保存する事。

 例:次に使う事を前提に書類棚へ整理して入れておく

上記の例の様に、「保存」しているだけの状態で特定の書類を探そうとすると、倉庫中の段ボールを開けないといけない為、汗をかきながら肉体労働をする事になります。(時間の消費)

次に、段ボールに部署名を書いて倉庫へ入れておく事で、該当の部署名の段ボールだけを開いて探せば良い状態になり、「保管」が出来た様に感じます。

しかし、同じ部署名の段ボールが100箱も200箱もあった場合や、複数の部署間で連携した「○○プロジェクトに関する書類」を探したい場合、該当の書類はすぐに探し出せるでしょうか?

これでは「保管」とは言えないですよね。

書類=ドキュメントデータ、段ボール=フォルダ だとすると、皆様の共有サーバも同じような状態になっていませんか?

◇「分かっているけれど大変…」を解決します!

この様な問題を解決する為に、書類棚や書類にインデックスを沢山つけて探し易くすれば良い。それが正しい保管方法である事はだれでも解っている事だと思います。

しかし、その作業をファイルサーバで行う事は実質困難であり、専用のツールを導入したとしても、入力作業が膨大に発生する為に手が付けられない。という事が多くの企業様の悩みの種でしょう。

このお悩み、『D-QUICK7』が解決します!

『D-QUICK7』は図面・文書管理に特化したシステムです。その為、ドキュメントデータに複数のインデックスを簡単に付与する事が可能です。また、全文検索機能があるため、詳細なインデックスが付与されていなくても、大量のドキュメントデータの中から必要な情報をすぐに探し出すことが出来ます。

その他にも様々な便利機能で、誰でも簡単にセキュアな環境下でドキュメントデータを、資産として安全に一元管理します!

図面・文書管理ソリューション『D-QUICK7』の詳細はこちら↓

 http://www.i-site.co.jp/package-products/d-quick7/

ドキュメント管理・運用についてのお困りごと・ご相談についてはアイサイトまで何なりとお問い合わせくださいませ!

■編集後記

毎年恒例の「ITチャリティ駅伝」が近づいて参りました。

(ITチャリティ駅伝とは→ http://www.nit-run.com/)

弊社からは出場チーム数を昨年の2チームから3チームへ増やし、18名で臨みます!私は今年で3回目の出場ですが、前回タイムが落ちていたため今回は、初出場時のタイムを超える事を目指して練習したいと思います!

 

2016年10月

仙波克彦 / 社長 アイサイト有限公司

ウェブサイト:http://www.i-site.co.jp/

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