【アイサイト通信】電子保存の必要性とメリットとは?[電子保存について考える~第3弾~]

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■ご挨拶

皆様こんにちは!

秋も深まり、暑からず寒からずの好季節、気分爽快の毎日が続いております。

10月といえば、いよいよクライマックスシリーズ、日本シリーズが始まります。

普段プロ野球の勝敗は気にならないのですが、この時期は、どの球団が

クライマックスシリーズへ勝ち進むのかワクワクしながらスポーツニュースを

見ています。

皆様が応援されている球団は勝ち進めそうですか?

今年はどの球団が日本一に輝くのか、楽しみですね!

 

[電子保存について考える]

■ 第3弾 電子保存の必要性とメリットとは?

8月より全3回にわたり、ドキュメントの電子保存について、纏めています。

第1弾では、「電子帳簿保存法とe-文書法 何がどう違うの?」と題し、

この2法の違いと、2005年の法改正によって、多くの国税関係帳簿書類は

紙原本をスキャンしたデータを原本として保管し、紙は破棄出来る様になった事

をご説明させて頂きました。

第2弾では、「なぜスキャナ保存が普及しなかったのか?」と題し、

2005年の法改正以降、スキャナ保存の利用が進まなかった背景と、

その後に行われた電子帳簿保存法のスキャナ保存要件の緩和により、電子保存が

今まさに普及していく状況にある事をご説明させて頂きました。

では、企業にとって書類を電子保存する事の必要性とメリットは何でしょうか?

最終回となる今回は、

電子保存の必要性とメリットについてご説明させて頂きます。

 

 

電子保存の必要性とメリットとは?

 

【必要性】

・情報漏えい対策

 ある調査によれば、実は情報漏えいの媒体・経路は「紙媒体」が、約40%と、

 最も多い割合を占めています。

 情報管理を徹底するには、いつ、誰が何をどれだけ印刷、コピーを行ったのか

 正確に管理する必要がありますが、電子媒体には「暗号化」、「パスワード」

 「生体認証」などにより電子的に情報を管理し、保護する方法があります。

・BCP(事業継承)対策

 どれだけ対策をとっても自然災害は完全に避けることはできません。

 災害時の対応を事前に計画しておくBCP対策の一環として電子保存を

 進める企業が増えています。

 

【メリット】

・コスト 

 大企業の場合、国税関係の紙書類だけでも毎年数台分のキャビネットが

 必要です。電子保存する事により、キャビネットを保管する部屋、貸倉庫に

 掛かる賃料、さらに、部屋や倉庫に運ぶ輸送費や、人件費などの経費を削減

 する事が出来ます。

・業務効率化

 紙書類は、大勢に共有する場合、複数枚コピーをするか、時間をかけて1部を

 回覧する必要があります。電子保存されていれば、関係各所へのデータ送付が

 一回で可能です。また、紙資料を探しに移動する手間と時間が削減されます。


上記の様な電子保存の必要性やメリットは、電帳法の対応書類だけではなく、

企業で扱う書類や図面などの様々なドキュメントでも同じ事が言えますが、

紙の書類をただ電子保存するだけでは実現出来ません。

データの閲覧・検索がいつでも出来るように「保管」する事が大切です。

D-QUICK7であれば、紙をスキャンしたPDFや、Microsoft Office ファイル、

図面ファイルなどを安全に一元管理する事が可能です。

また、タイムスタンプ連携オプションもご用意しています。

ドキュメントの電子化、管理に課題を感じていらっしゃいましたら

是非、お気軽にご相談下さいませ!

 

■ 在宅だより Vol.6

いつもアイサイト通信をお読み頂き有難うございます。中嶋です。

長野県には約80の酒蔵があり、新潟県に次いで全国2番目に多いことでも

知られています。中には、蔵開きのイベントを開催する酒蔵もあり、

先日、出来立ての日本酒を堪能してきました。

酒粕も購入したので、もう少し寒くなったら甘酒をつくって温まりたいと

思います!

今年の春から始まった在宅勤務も、気付けば秋となりました。

約半年が過ぎ、思い返すと、「転職しなくて良い」事が在宅勤務の一番の

メリットであると感じています。

在宅勤務が必要な人の多くは、身の回りの環境に変化がある人だと思います。

私の場合、結婚を機に転居(神奈川 => 長野)する事となりましたが、

転職出来るのか、転職先で新たに良い人間関係を作れるのか、とても不安を

感じていました。

そんな時、有難い事に「仕事を続ける」という選択肢が出来た事で、

転居を理由に転職をする必要がなくなり、ストレスなく、新しい生活を

スタートする事が出来ました。

様々な企業で「在宅勤務」の制度が広がればいいなと思っています!

 

最後までお読み頂き有難うございます。

 

2018年10月

仙波克彦 / 社長 アイサイト有限公司

ウェブサイト:http://www.i-site.co.jp/

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